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      鎖進鐵皮柜里的“責任”
      記滄鹽集團檔案室主任科員 楊瑞
      發布時間:2023.01.17     新聞來源:     作者:     編輯:     瀏覽次數:

      檔案管理工作是滄鹽集團成立60多年來各項工作活動的歷史記錄,是當前和以后工作查考的重要依據。作為一名檔案管理員,楊瑞也把自己對企業的忠誠和熱愛牢牢地刻印進每一個檔案盒中。

      “剛到檔案室看著滿桌子急需整理的文件、鐵皮柜里擺放滿滿的案卷,工作不知從何下手,我都犯怵了”楊瑞說。2002年,楊瑞調入集團公司檔案室從事文書檔案管理工作。剛開始,因為工作無從下手,一度想打退堂鼓,最后,只能把自己的母親——滄鹽集團退休的老檔案員請來,講授檔案管理的工作方法。在母親手把手細心地講解中,楊瑞學會了收集、鑒定、整理、裝訂以及錄入等檔案管理初步要領。然而,在母親那學的最多的是老一輩檔案人對滄鹽檔案工作的責任,這份責任楊瑞深扎心底。

      帶著這份責任的傳承,楊瑞全身心地投入到檔案管理工作中去。按照檔案臺賬目錄明細,楊瑞熟記原有的文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案等存放位置以及按年份存放的編目號續,每天重復著檔案的整理,裝訂,錄入,查閱等工作,遇見急需解決的問題及時與同事溝通、向檔案管理的前輩請教。在工作地循序漸進中,楊瑞喜歡上了這項神圣的檔案工作。然而,隨著多年工作經驗的不斷積累,她發現檔案管理工作的深奧,沒有豐富的業務知識以及細致的檔案管理流程,很難做到檔案的規范管理與服務企業的目的。

      為豐富業務知識,規范檔案管理,楊瑞反復研讀各類檔案書籍和業務書刊,并結合企業檔案實際情況向地方檔案管理同行請教,在工作中發現問題及時總結經驗。多年來,楊瑞依據相關法律法規,編制了《企業檔案分類方案歸檔范圍及保管期限表》,對公司企業檔案的分類和類目設置及所含范圍給予界定,對文書檔案、財務檔案等保管期限進行修訂,不但加強了檔案類目的規范性,而且還確保了資料的齊全完整。同時,楊瑞不斷改進個別檔案收集不規范、歸檔材料不齊全、不合格的情況,加強與各個業務部室的溝通聯系,避免了業務部室因工作原因造成檔案的散落與遺失。

      檔案的規范管理,為企業存真的同時,最終目的是服務企業。楊瑞始終堅持檔案工作就是服務的觀點,既要強化企業檔案保密工作,又要增強檔案管理服務于生產經營、服務于領導決策、服務于基層的工作要求。多年來,無論是維護公司的合法權益、解決歷史遺留問題、產權確立還是編史修志等工作,只要有需求的檔案資料,楊瑞都會以最快的速度第一時間提供。2021年8月,她因身體原因做了一個小手術,正在家臥床休息,突然接到公司需要提供生產經營檔案依據的電話,她強忍病痛,在家人的攙扶下趕到單位。經過一個多小時的查閱,終于找齊了相關資料,沒有影響正常生產經營,避免了企業損失,而回到家的她已經疼得滿臉是汗。

      20多年來,楊瑞對檔案的熱愛,就像在哺育自己的孩子一樣精心照料。夏天,為保證檔案存放適宜的溫濕度,定時通風調節溫度,定期對檔案保管狀況進行全面檢查,對紙質檔案資料按時進行防霉、防蟲處理,對金屬獎牌、獎章進行防塵、防銹蝕的保養;冬天,定期清理庫房衛生,對用電、滅火器消防器材進行安全檢查,多年來沒有發生檔案損壞以及丟失現象。

      2021年底,公司新建檔案室竣工,看到嶄新的場館、現代化的設施設備,楊瑞及所有檔案管理人員倍感鼓舞,深切體會到公司領導對檔案工作的重視。新館建成后,檔案管理將實現智能化數字管理,需要對前期所有歷史檔案進行電子化錄入,這需要大量的人力物力。從2022年7月份開始,楊瑞帶領檔案室人員全面開啟了智能化數字化升級工作,先后完成了建場至今60余年永久性、定期30年的文書檔案、科技檔案及部分人事檔案的拆卷掃描、數據核實、訂卷匯總和檢查入庫等工作,并對現存會計檔案、實物檔案進行規范化、標準化管理,建立電子目錄,全面實現了從實體檔案到電子檔案的轉變。先后完成文書檔案2601冊,簡化文書檔案853件,聲像檔案113盒,圖片檔案71冊;完成科技檔案數字化管理54盒,數字化人事檔案1000份。

      2022年11月,檔案室整體搬遷至新建室館?粗黝悪n案搬進了嶄新整潔的新“家”以及檔案管理用上了北京銳爾檔案數字化管理系統,楊瑞心里說不出的喜悅。但是,新的辦公環境、先進的數字化檔案管理系統以及怎樣填充檔案管理系統使之高效運行,對檔案管理人員也提出了新的要求。楊瑞與檔案室同事認真學習國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》的新標準等專業知識,努力提高現代化辦公設備、信息網絡的技能,全面提升綜合素質。

      2022年12月,新冠病毒肆虐,楊瑞為盡快填充信息化管理系統,始終堅守在工作崗位,在她的帶動下,滄鹽集團檔案管理工作實現了方法科學化、管理手段現代化、檔案工作標準化的新飛躍。

      “學無止境、勤則可達”楊瑞從剛到滄鹽檔案室的生澀,到現在檔案管理工作的豐富經驗,她無時無刻不在學習,辛勤的面對各項工作。有人曾經問楊瑞,你每天在辦公室里頭忙忙碌碌的干什么?楊瑞笑著說:“我們的工作是鎖進檔案柜里的,別人看不到”。

      2022年6月,在第十五個“國際檔案日”,楊瑞喜獲2022年度黃驊市“最美檔案人”稱號。面對領導的表揚和同事的稱贊,楊瑞表示,作為一名老檔案管理人員,將認真做好傳承工作,將自己的工作經驗傳授給下一代,并按照“五步工作法”要求,進一步掌握現代化辦公設備、信息網絡的技能,為滄鹽集團高質量發展再立新功。



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